vous devez les abriter, assurer leur disponibilite, et les rendre accessibles sur le long terme. Autant de traitements couverts par le records management, une notion qui se dilue En plus qui plus est http://datingmentor.org/fr/loveroulette-review dans celle de l’archivage a valeur probatoire.
Que faut-il archiver ? Combien de temps ?
En dehors des grandes entreprises, peu d’organisations sont au fera des enjeux du records management. Il va falloir penser que ce terme anglo-saxon n’a jamais vraiment ete adopte, surtout par les PME francaises, ou l’on prefere parler d’archivage voire bien simplement de gestion electronique des documents Afin de designer un concept precis de conservation des precisions. «Le records management, c’est l’archivage de la totalite des documents d’entreprise qui peuvent faire office de preuve et, ce, pendant un delai reglementaire impose via le legislateur», explique Olivier Detour, PDG de Netheos. «Sur le terme anglais Il existe tres peu de questions a se poser, on cause reellement d’enregistrement de piece de preuves. On commence a evoquer le records management a partir des entreprises de taille intermediaire. Ils font, a votre moment-la, une vraie demarche encadree par les normes et souvent externalisee.» Si le records management renvoie a la gestion des documents engageants pour l’entreprise, quels que soient leurs formes et leurs supports, pourquoi des petites structures, elles aussi tenues de presenter des preuves en cas de litiges, sont-elles eloignees de cette notion, quand elles ne l’ignorent tout juste pas ? «Les petites entreprises n’ont aucune demarche structuree, les papiers seront au sein des armoires et des documents electroniques dans les ordinateurs, c’est le chef d’entreprise qui determine quels documents ont une valeur, puis nos confie dans bon nombre de cas aux experts-comptables : on voit aussi une certaine forme d’externalisation, 1 systeme qui s’est enfile naturellement en place en dehors de la zone de gouvernance de ces responsables», observe Olivier Detour.
Notre sauvegarde, adversaire du records management
«Dans une grosse boutique, un projet de records management reste formule de facon politique, on cause gestion des dangers, archivage, on definit des objectifs pour les utilisateurs, a travers une vision tres orientee services», explique pour sa part Noureddine Lamriri, responsable des consultants avant-vente chez Ever Team (gestion de contenus d’entreprise). «A l’echelle d’une PME, la vision se focalise sur l’operationnel, on s’interroge dans l’apport d’un systeme d’archivage d’un opinion commode : en tant qu’editeur, notre discours ne porte alors plus la reduction des risques mais sur l’aspect qualitatif d’une solution. Nous expliquons comment le records management va permettre d’economiser de l’espace disque et des couts de maintenance en delestant la GED de documents dont l’entreprise n’a plus besoin dans ses activites operationnelles. Dans une PME, le terme records management a moins d’echo puisqu’il ne automobile pas de notions de ROI. Dans ce type d’entreprises, l’adversaire du records management c’est la sauvegarde. On doit convaincre que Notre mise en place d’un systeme d’archivage degage plus de ressources pour la GED bien en centralisant nos operations de conservation.»
« Les outils de records management ne font jamais la politique d’archivage mais se mettent a le service. » Noureddine Lamriri, Ever Team
Alors que le constat d’infobesite fait l’unanimite, la multiplication des supports de stockage et les evolutions des formats n’ont jamais autant facilite les operations de conservation des precisions. «Avec la multiplication des volumes et des supports d’informations, le fameux Big Data, les firmes sont En plus qui plus est confrontees a des problematiques de gestion de leurs donnees et documents, ainsi, de leur tracabilite», souligne Emilie Angaramo, responsable pole conseil du groupe Everial (acces, securite et conservation des informations). «Selon leurs activites, elles doivent repondre a des exigences legales et reglementaires pour lesquelles elles seront parfois mal informees et en gali?re organisees».
A travers le record management, ces entreprises cherchent a orchestrer la conservation de documents qu’elles veulent pouvoir reutiliser ulterieurement, autrement evoque les documents archives. L’ensemble des documents ne sont gui?re toutefois concernes, le champ du records management se restreignant precisement aux documents de preuve et de gestion Afin de leur detenteur. Dans la chaine de conservation, il s’agit precisement des archives dites courantes et intermediaires et non pas des archives definitives.
Un systeme de records management repose i propos des outils fournis avec une GED et un SAE (Systeme d’Archivage Electronique), ainsi, valides par des normes dont l’element central reste l’ISO 15 489. Parmi les composants essentiels d’la solution, des fonctions qui permettront de deposer des documents, de les classer dans des arborescences, un moteur de recherche et une interface de consultation. Le tout reste cadre par un referentiel de conservation, une brique qui vise a assurer une bonne gouvernance des records geres avec l’application. Ce referentiel identifie l’integralite des activites d’une entreprise sous le prisme des departements (RH, comptabilite, finances, etc.), et fournit pour chaque departement une liste des plusieurs typologies documentaires auxquelles il associe des regles de duree de conservation. Mes regles ainsi definies paraissent directement prises en compte des qu’un document alimente le systeme de records management.
« Un document archive n’est jamais fond, mais constitue au contraire une richesse accessible. » Jean-Marc Rietsch, Fedisa
«Dans le records management, il y a 2 grandes etapes, la realisation et l’archivage du document», explique Jean-Marc Rietsch, president en Fedisa, la Federation de l’ILM (Information Lifecycle Management), du Stockage ainsi que l’Archivage. «La premiere commence des la conception du document et consiste a renseigner les conditions d’la conservation de ce document une fois qu’il va devoir etre archive. On voit des le commencement une prise en compte du cycle de vie de l’information, Afin de permettre au document d’evoluer au temps libre. Aujourd’hui le commentaire archivage n’est plus vraiment approprie, le terme de conservation securisee de informations numeriques reste plus qui correspond : de quoi a-t-on besoin lorsqu’on est face a un systeme d’information ? De pouvoir retrouver votre ou des documents le plus rapidement possible et d’y avoir acces L’objectif est de fluidifier votre flux d’informations bien en etant certain qu’une fois les documents recuperes, on est en mesure de pouvoir verifier reellement rapidement leur caractere authentique, leur origine et un integrite».